¿Por qué es importante planificar?
Aunque parezca una obviedad que la planificación es un elemento central en una empresa de logística, en la realidad no siempre funciona como esperaríamos. Por día deben realizarse una gran cantidad de entregas, y por lo general los clientes tienen urgencia en recibirlas. De esta forma, la jornada del responsable en logística suele incluir una gran cantidad de respuestas espontáneas y soluciones rápidas ante la constante demanda.
Aunque parezca que esta situación hace imposible planificar el trabajo del día, esto no es del todo así. Tener ciertas variables definidas desde un comienzo y poder dar respuestas coordinadas ante problemas recurrentes, puede ayudarnos a ahorrar tiempo, garantizar respuestas efectivas y reducir al mínimo la improvisación.
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¿Cómo responder a cambios de último momento?
Uno de los grandes problemas al trabajar en logística consiste en optimizar los costos y el tiempo cuando la demanda de los clientes es urgente y de último momento. Un paquete que hay que incluir, un punto de entrega completamente alejado de la ruta trazada, un horario de entrega modificado cuando el reparto ya salió. Todas esas son situaciones que precisan una solución rápida y con el menor costo posible.
Para esto es muy importante mantener una comunicación clara con los clientes, puesto que ellos definen una porción significativa del proceso de entrega. Proveerles atención personalizada y apoyo en el proceso de ruteo constituye un aporte central para definir la planificación en logística.
Saber de primera mano las necesidades que tienen nuestros clientes es una gran ayuda para definir el proceso de ruteo. Por eso es importante disponer de múltiples medios con los que actualizar la información de los pedidos y los datos de los usuarios. Si hay más de un lugar de entrega posible, si tienen horarios específicos que varían día a día, etc. Toda la información es útil en el proceso de planificación.
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La importancia de una herramienta digital
Para evitar cualquier tipo de sorpresa, la información es un elemento importante, pero no el único. Debemos tener en cuenta que esa información debe estar unificada en un sistema central, claramente expresada y ser útil. Para esto es importante que incorporemos procedimientos específicos de carga y actualización de la información del cliente.
De poco sirve que el cliente nos comunique en qué puntos de entrega puede recibir un paquete, o en qué horarios está disponible, si nosotros no disponemos claramente de esa información para utilizarla o no llega correctamente a los choferes. Si nuestra planificación logística cuenta con una herramienta digital unificada, podremos distribuir los clientes por zonas y tener siempre presentes los horarios en que pueden recibir los paquetes.
Contar con una herramienta de estas características nos ayudará no sólo a nosotros, sino también a los choferes. Se ahorrarán consultas al responsable de logística, malentendidos con el cliente e incertidumbre ante información poco clara.
Si todo el personal comparte la información y accede a un mismo sistema para responder sus dudas, las confusiones se reducen al mínimo. De esta forma, evitamos al cliente la desagradable sensación de haber comunicado algo y que no haya sido escuchado por nuestra firma.
Si te interesa seguir aprendiendo sobre planificación en logística, puedes consultar a nuestros especialistas. ¡Esperamos tu consulta!
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